Ⅰ. 예약 생성 방법
1. [+] 버튼을 통한 예약 생성
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화면 상단의 [+] 버튼 클릭 시, 어느 메뉴에서든 예약 생성 화면으로 이동
•
PMS의 핵심 기능으로, 객실 재고·투숙·매출 관리에 필수
2. 예약 생성 절차
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채널 구분 없이 전화, OTA, 홈페이지 예약 등 수기 등록 가능
•
기본 정보는 자동 입력되며, 필요한 항목만 수정하여 [예약 생성] 또는 [체크인] 클릭
Ⅱ. 워크인 고객 예약 및 체크인
1. 정보 입력 순서
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워크인 고객(현장 고객)은 아래 순서로 정보사항 입력 후 예약을 생성해주세요.
1) 이용 정보:
•
객실 확인 → 대실/숙박 선택 → 지금부터 체크인 클릭
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체크아웃 시간 설정 → 거래처 및 유입 경로 입력
2) 고객 정보:
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이름, 연락처, 차량 정보 입력 (이름만 필수)
3) 요금 처리:
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객실료 확인 및 서비스 요금 청구
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(카드 결제) 카드 누르고 지불 클릭
•
(현금 결제) 현금 누르고 지불 클릭
•
(계좌 입금) 계좌 누르고 지불 클릭
•
(OTA 선결제) 후불 누르고 지불 클릭
*먼저 체크인 후 나중에 결제한다고 할 경우
→ 지불 클릭 없이 체크인
4) 체크인 완료 처리
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위 정보사항 모두 입력 후에 하단 ‘체크인’ 버튼을 클릭해주세요.
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‘체크인’ 버튼 클릭 → 객실현황판에 실시간 반영
→ 모든 절차 완료 후 체크인하면, 객실이 현황판에 ‘체크인’ 상태로 표시
*지불 처리 X : 빨간색으로 미수금 표시
*지불 처리 O : 잔액없음으로 표시
Ⅲ. 서비스 요금 관리
1. 생성 방법
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[+] 버튼 클릭 후 서비스 항목 선택
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수량 입력 시 '설정 - 서비스 요금' 메뉴에서 설정된 단가로부터 자동 계산
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매출 인식 일자는 변경이 가능, 체크인-체크아웃 일정 내에서만 선택 가능
2. 시간 추가 시 주의사항
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체크아웃 시간은 자동 연장되지 않음
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시간은 서비스 요금 등록 후, 체크인-체크아웃 일정에서 직접 늘려주어야 함
Ⅳ. 지불 처리 설명
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청구된 요금(객실료, 서비스 요금) 결제 등록 기능
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카드, 현금, 계좌, 후불 가능
•
분할 결제, 취소, 영수증 발급 가능
•
현금영수증 발급 가능
•
후불은 다음 2가지 상황에서 사용할 수 있습니다.
1) 고객 또는 거래처가 향후 입금을 약속한 경우
→ 결제 완료로 간주하고 ‘후불’로 등록
2) OTA 채널 선결제 건의 경우
→ ‘후불’로 자동 등록됨
•
예: 야놀자, 여기어때 등에서 앱 선결제 완료 후 OTA를 통해 후정산
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PMS 에이전트를 사용하여 결제 단말기 연동 시,
금액 입력란 하단에 ‘결제 단말기로 승인요청’ 체크박스 활성화
→ 체크 후 결제 버튼 클릭 시 연동 결제 가능
•
결제 내역 확인 방법
•
화면 하단의 [^] 아이콘 클릭
→ 모든 결제 내역 조회 가능
◦
취소된 결제 내역은
→ 라인이 그어진 상태로 표시됨
Ⅴ. OTA(앱, 인터넷) 예약 고객 처리
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사전 배정 시: 객실현황판에 표시
•
미배정 시: 하단 영역에 표시, 드래그앤드랍으로 배정 (단, 객실 수동배정 설정시)
•
객실 목록에 '미배정'이 보이지 않으면 미배정 예약을 사용하지 않도록 설정된 상태
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체크인 위해선 반드시 객실 배정 필요
※ ‘설정 > 운영 방식 > 예약 탭’에서 미배정 허용 여부 설정 가능
Ⅵ. 타임라인에서 예약 생성
•
타임라인에서 예약을 생성 가능
•
시간별/일별 실시간 잔여 객실 확인 용이
◦
시간별 탭 : 시간별 재고 현황 확인이 용이하여 대실 예약 생성에 편리
◦
일별 탭 : 일자별 재고 현황 확인이 용이하여 숙박 예약 생성에 편리
•
객실 및 시간 클릭 또는 드래그로 예약 생성
•
미배정 예약은 객실 타입/날짜 단위로 목록 표시
Ⅶ. 체크인
1. 기본 절차
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고객명, 연락처 등 예약 정보 확인 → 체크인 진행
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현황판 또는 타임라인에서 빠르게 검색
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미배정 상태에서는 체크인 불가
2. 워크인(현장고객) 체크인
예약 없이 내방한 고객은 워크인 기능을 이용해 즉시 체크인할 수 있습니다.
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상단 [+] 버튼 → 정보 입력 → ‘지금부터 체크인’ 선택 → [체크인] 버튼 클릭
•
실시간으로 타임라인·객실 현황판 등에 실시간으로 반영
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청소 및 점검 완료 + 공실 객실 클릭 시 바로 등록 가능
※ 아래와 같이 ‘객실 현황판’에서도 워크인 고객 예약생성 및 체크인 가능합니다.
Ⅷ. 체크인 취소
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•
객실 카드 좌클릭
•
더보기 > 체크인 취소 를 클릭
◦
취소 사유 입력 (필수)
•
확인 클릭
체크인 취소
가능 시간
•
대실
: 체크아웃 시간 전까지
•
숙박
: 체크인 일자의 영업 마감 시각 전까지
Ⅸ. 예약 유형 변경
•
예약 확정 후, 체크인 후에도 이용 유형(대실/숙박) 변경이 가능합니다.
변경 전 | 변경 후 | 처리 방법 |
대실 | 숙박 | 유형 변경 + 숙박 요금 적용 |
대실 종료 후 | 숙박 추가 | 유형 변경 + 숙박 요금 추가 |
숙박 | 대실 | 유형 변경 + 요금 변경 |
※ 연박 예약은 변경 불가