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W PMS 사용자 매뉴얼 (예약관리)

Ⅰ. 예약 캘린더

예약 캘린더는 일자별로 객실의 예약 현황을 한눈에 확인할 수 있는 화면입니다.

날짜별로 객실 타입별 재고(총 수량, 예약 수, 체크인 수, 잔여 수 등) 를 열 방식으로 나열하여 운영자가 빠르게 예약 가능 여부를 확인할 수 있습니다.

예약 캘린더

예약관리

Ⅰ. 빠른 예약 조회 이해하기

3. 예약 상태에 따른 체크인-체크아웃 시각 표시기준

확정 예약 상태일 때 : 예약 시 입력한 일시가 표시

체크인 이후 : 실제 처리된 체크인과 체크아웃 일시를 표시합니다.

단, 체크인 취소 또는 체크아웃 취소할 경우 예약했던 시각으로 각각 변경됩니다.

빠른 예약 조회

다른 조건없이 현재 영업일에 해당하는 체크인 예정, 투숙 중, 체크아웃 예정 객실 목록을 빠르게 조회할 수 있습니다. 

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예약관리

Ⅰ. 예약 통합 검색

예약 통합 검색은 과거와 현재, 그리고 미래에 예약된 모든 예약을 원하는 조건으로 검색할 수 있습니다.

예약 통합 검색 : 상단 검색바를 이용하여 빠르게 검색해보세요.

미배정 예약만 조회하고자 할 경우 조회 옵션 중 '객실'에서 객실 타입을 '미배정'으로 선택한 다음 조회하세요.

예약 상태에 따라 체크인-체크아웃 시각이 표시되는 기준은 아래와 같습니다.

Ⅱ. 채널 예약 이해하기

1. 예약 정보

OTA(Online Travel Agency)에서 발생한 예약은 일정, 고객명, 전화번호 정보를 포함해 PMS에 동일하게 생성됩니다.

예약 통합 검색

다른 조건없이 현재 영업일에 해당하는 체크인 예정, 투숙 중, 체크아웃 예정 객실 목록을 빠르게 조회할 수 있습니다. 

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예약관리

Ⅰ. 판매 가능 객실 현황 안내

아래 화면은 현재 예약 시스템에 등록된 판매 가능 객실 목록을 보여줍니다.

각 객실 유형과 날짜별로 남아있는 객실 수를 한눈에 확인할 수 있어,

예약 상황을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

날짜별 객실 잔여 수량이 표 형식으로 정리되어 있어, 특정 날짜에 여유 객실이 있는지 빠르게 파악할 수 있습니다.

객실 유형별 구분이 잘 되어 있어, 다양한 룸 타입을 직관적으로 비교할 수 있습니다.

실시간 정보 기반으로 운영되어, 예약 운영 시 정확한 판단을 돕습니다.

판매 가능 객실

예약관리

Ⅰ. 더하기(+) 버튼을 클릭하여 예약 생성

화면 상단의 [+] 예약 생성 버튼을 클릭하면, 어느 페이지에서든 예약 화면으로 이동합니다.

예약 생성은 객실 재고, 투숙, 매출 관리를 위한 PMS의 핵심 기능입니다.

다양한 채널(전화, 홈페이지, OTA 등)의 예약을 PMS에 등록해 편리하게 숙소를 운영할 수 있습니다.

기본 정보는 자동 입력되므로 필요한 항목만 수정 후 [예약 생성] 또는 [체크인]을 클릭하면 예약이 완료됩니다.

Ⅱ. (워크인 고객) 예약 생성 및 체크인 방법

워크인 고객(현장 고객)은 아래 순서로 정보사항 입력 후 예약을 생성해주세요.

예약 생성은 숙소의 객실 재고 관리, 투숙 관리, 그리고 매출 관리까지 이어지는 PMS의 기본 기능입니다.

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예약관리

Ⅰ. 예약 상세 화면 이해하기

예약 상태는 최초 '확정 예약'으로 시작합니다. 이후 처리 내역에 따라 '체크인', '체크아웃'으로 변경됩니다.

예약 정보 탭에서는 예약 일정 및 고객 정보, 요금 정보 등이 표시됩니다.

메모에서 이 예약 사항과 관련한 필요한 내용을 추가로 등록할 수 있습니다.

메모가 있는 경우 등록된 메모 수를 표시합니다.

수정 버튼을 클릭하여 예약 정보를 수정할 수 있습니다.

상단 우측에서 예약이 생성된 경로를 확인할 수 있습니다.

처리 정보 영역을 통해 예약 생성, 체크인/체크아웃, 노 쇼, 예약 취소 등의 예약의 처리 시간을 확인할 수 있습니다.

확정 예약 상태에서는 체크인 버튼이 활성화되어 있고, 체크인 상태에서는 체크아웃 버튼이 활성화됩니다.

Ⅱ. 예약취소

예약 상세, 예약 취소, 노쇼

확정 예약에 대해 고객의 취소 요청이 있거나 여러 가지 이유로 예약을 무효화하고자 할 때 예약을 취소할 수 있습니다.

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예약관리